Automatización de procesos, ¿por qué deberías considerarla para tu empresa?

En la actualidad, la automatización de procesos es un elemento tan importante en tu empresa como tener un email corporativo. No es exageración. La diferencia entre tener procesos automatizados o no, puede ser la línea que marque lograr los objetivos del año, impulsar las relaciones entre tus colaboradores o  incluso, darle un valor agregado a tus productos o servicios. 

En caso de que aún no hayas dado el paso definitivo a la automatización, en este artículo te explicamos detalladamente qué es, cuáles son sus elementos y algunos ejemplos que te ayudarán a aterrizar sus funciones. 

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es la posibilidad que ofrecen sistemas operativos de trabajo (Work OS) de iniciar una tarea o actividad inmediatamente después de que una tarea o actividad previa relacionada ha sido finalizada. En todo este ciclo, la participación humana solo es necesaria para relacionar actividades y marcarlas como finalizadas. 

Sabemos que visto así, la automatización puede ser algo muy abstracto, sin embargo, cuando hablamos de automatización de procesos a través de sistemas como los que ofrecemos a nuestros clientes, se trata de lo siguiente: 

Los tres elementos de la automatización

Para que una automatización se lleve a cabo se necesitan de estos tres elementos: 

• Disparador: es la actividad o evento que acciona el proceso automático. 
• Condición: es un requisito o conjunto de requisitos que el disparador debe tener para que la automatización se ponga en marcha. 
• Acción: es la actividad o evento que el disparador pone en ejecución, siempre y cuando cumpla con la condición. 

Ejemplos para entender mejor la automatización

Todas las empresas tienen que realizar tareas repetitivas una y otra vez. Aquí te presentamos algunos escenarios en los que la automatización de procesos puede ayudar:

Tarea 1: Actividades recurrentes

Supongamos que tu equipo de programación tiene que presentar un reporte de incidencias los días 25 de cada mes. En lugar de crear esa tarea mes a mes, puedes crear una automatización que se actualice constantemente. 

Tarea 2: Notificaciones por actividades demoradas

¿Tu equipo de Recursos Humanos suele entregar resultados después de la fecha de entrega? Con la automatización puedes crear notificaciones recurrentes para recordarle que ya pasó la fecha y esa notificación no va a desaparecer sino hasta que se entregue el reporte. 

Tarea 3: Llevar tracking del tiempo invertido por tarea

En caso de que quieras saber con precisión cuánto tiempo ocupa cada uno de tus vendedores en cada una de sus llamadas, puedes crear una automatización que logre cronometrar las llamadas o cualquier otro proceso de tu equipo. 

Las opciones de automatización son infinitas y pueden ser personalizables a las necesidades de tu empresa.

¿Cuáles son las ventajas de adoptar este tipo de procesos?

Con el paso de los años, hemos visto con nuestros clientes que los procesos automáticos revolucionan las dinámicas de los equipos.Esto se debe a tres ventajas fundamentales: 

• Mejora la comunicación interna en tus equipos

Al contar con un sistema operativo de trabajo que automatice los mensajes y/o notificaciones que se envían los integrantes de tu equipo, facilitas todo el proceso de comunicación, ya que tus equipos solo tienen que preocupar de marcar la casilla de una tarea como completada y posteriormente todos los involucrados con esa tarea recibirán la notificación respectiva. 

• Optimiza el flujo de trabajo 

En ocasiones, los procesos internos dentro de un equipo pueden ser muy enredados, lo que puede provocar malos entendidos. Sin embargo, durante el proceso de automatización es necesario que se clarifiquen los procesos, es decir, “cuando A termina X, entonces pasa a B”. Esto beneficia no solo a la automatización misma, sino a la dinámica completa de tus equipos. 

• Es transversal 

La automatización de procesos se puede adoptar en todo tipo de empresas, de todos los tamaños, en todas sus áreas. Por tanto, esto beneficia los flujos generales de trabajo y contribuye a que todos los integrantes de una misma compañía laboren de una forma más organizada y armónica. 

Sinéctica te guía en la automatización de tu empresa

De inicio, la automatización de procesos de tu empresa puede ser complicada. Por ello, siempre es recomendable contar con la guía de expertos. En Sinéctica, contarás con una visión externa que te permitirá adoptar esta tecnología mientras tú te concentras en continuar tus actividades y atender a tus clientes. Haz una cita con nosotros y conoce todo lo que puedes lograr en el futuro cercano.